辦公室達人必備:5個好用到哭的Office技能
發布者:網上發布
1、讓windows幫你壓圖片——畫圖另存為
某次策劃的同事制作了一張典雅內秀的中秋賀卡,老板非常開心,即刻批復可發給客戶。但是在發送途中出現了一個問題是,同事做的圖片太專業了,有好幾M的大小,放在郵件正文里,會顯得太太太大了,頁面打開很慢,無法保證閱讀效果。但是同事用專業軟件把圖片的尺寸改小后,體積還是下不來;要不就是體積下來了,精度得不到保證。
圍觀群眾的我試了試用windows自帶的畫圖軟件,沒想到一下子……成功了。過程甚至都有些不忍直視的簡單,所以我廢話了這么一堆撐場面……
好吧,該上步驟了:
1)調出畫圖軟件:開始—程序—附件—畫圖;
2)用畫圖打開需要調整的圖片;
3)如果圖片大小不用調整的話,不用任何操作,把圖片另存為一下,再查看圖片的大小就會發現只有幾百K了(注意,一定要是“另存為”!不然會覆蓋掉原文件,清晰大圖就沒了哦!);如果圖片需要調小一點,點擊圖片—拉伸/扭曲,在拉伸和扭曲對應的格子里視情況填入0到100間一樣的數字即可。
聽說微信要發圖片的話,大小需要在300KB以下,用畫圖軟件處理一下輕輕松就OK了~
2、讓Word幫你做QC——底色涂黃
這個問題在我原來的公司,是一部血淚史……在做新文檔的時候,大家不是都會借用一些模板么,比如在8月月報的基礎上做9月的月報,比如在A客戶的方案基礎上做B客戶的方案,結果咧,很多粗心大意的男同志總有些地方沒替換干凈,于是一個錯誤五十塊錢地扣……五十塊錢相當于十幾個蛋餅啊!代價太慘痛了!
所以我在發一個模板給新同事之后,都會不厭其煩地重復下面的話:
1)先把所有內容翻黃,包括頁眉頁腳(ctrl A,底色翻黃;雙擊進到頁眉頁腳,ctrl A,再翻黃);為什么頁眉頁腳也要選中呢,因為頁眉上也會有時間/客戶等信息,以及大文檔下的分節會使頁眉頁碼紊亂,不先涂黃最后真的是太容易忘掉這塊陽光照不到的小角落!
2)從上往下,從下往上,從中間到兩端,從A段到F段……任你做文檔有何種個人癖好的順序,做完一部分選中一部分,底色翻回無顏色,直到整個文檔clear。
相信我,這樣點兩下并不會耗時多久,但是好處是看得見的——做完的文檔**干干凈凈。養成這個習慣吧少年,你值得擁有!
3、讓Excel幫你做統計——數據透視表
這個工具在對多個數量進行統計的時候特別好用。比如下面我胡掐的一個學校花名冊:
統計該校一年級有多少名男同學多少名女同學過程如下:
1)選中該區域,然后點擊插入-數據透視表-數據透視表;
2)彈出頁面后不要任何操作,直接點擊確定;
3)在自動生成的新sheet里,*右邊有一個“數據透視表字段列表”,將需要統計的字段“性別”拖到行標簽區域,再把姓名拖到“數值”區域;
4)拖完后就會發現左邊表格區域有自動生成的統計數據啦。
原理就是這樣啦,是不是很簡單又強大呢~請各位自行運用到各類需要統計的場合~數據少的時候可以手動數一數,數據成百上千的時候就會發現這個東西很好用,而且結果不會出錯~
4、讓Excel幫你做匹配——Vlookup公式
這個就是前面說到的好用到哭的小技能!實際操作起來也是很簡單,但是在批量匹配數據的時候,真是太太太好用了。還以上面的學生信息表為例,年級主任手上還有一張學生特長的表格:
他想把這個特長的信息也歸到左邊的表里去,形成一張信息比較完整的表格,這時候咋操作呢~
1)在需要填入信息的**表格敲入公式的前半部分“=vlookup(”,這個時候Excel會自動跳出提示:
其中lookup_value指基于什么參數來比對,這里我們用的是學生的姓名,所以點擊一下B2單元格,再輸入一個逗號;table_array就是在哪些區域內查找,那就選中FG兩列(注意這里需要全選,就是單擊鼠標不放在FG兩個字母的地方拖一下就行),再輸入一個逗號;col_index_num指的是取范圍內哪一列的數據,這里我們取的是G列,即FG的第二列,所以應該填入2,再輸入一個逗號;range_lookup不用管,填0就行,再輸入右括號;
完整的公式長得是這樣:
2)輸完上面的公式,按Enter鍵,Excel就會自動匹配了,下面的表格不用輸,把鼠標停在剛剛輸入過公式表格的右下方,待其變成 字形狀的時候往下拖,公式就會自動填充,顯示#N/A的呢就是沒有特長的同學;
3)需要注意的是,這個時候得到的是公式運算的結果,公式還是保留在表格里面的,而公式里面有table_array這個指標,所以要求查找的區域位置是固定不變的,但是平常使用的時候這個位置難免會變動(文件挪了個位置存放等等),建議在做完后可以把剛剛得到的數據復制粘貼一遍,在粘貼的時候選擇只有值,把公式去掉,這樣得到的就是一個clean的文件了。
腫么樣,是不是很好用!
5、讓小工具幫你取色——Colorpix
做PPT的時候,通常有個思路是把整個PPT的色調做得與客戶logo或某個特定圖案一致,但是在調整字體顏色跟母板底色的時候,不知道前述目標圖案的色調值的話,光靠肉眼調整很難做到一致。百度搜索一下colorpix這個可愛的小工具(說它可愛是因為它無需安裝,體積極小,下載下來解壓一下就能隨時調用),下載下來,然后愛!上!它!吧!
具體步驟:
1)雙擊打開colorpix;
2)點一下需要取色的文件窗口;
3)再點一下任務欄的colorpix使其當前活動,鼠標放在取色的地方就能得到一個RGB值;
4)回到要調色的地方,以字體為例,選中文字點開 右邊的小三角選擇“其他顏色”,在彈出的頁面里點“自定義”,在RGB值的地方輸入剛才得到的數字就O了。