辦公室達人必備：5個好用到哭的Office技能

　　1、讓windows幫你壓圖片——畫圖另存為

　　某次策劃的同事制作了一張典雅內秀的中秋賀卡，老板非常開心，即刻批復可發給客戶。但是在發送途中出現了一個問題是，同事做的圖片太專業了，有好幾M的大小，放在郵件正文里，會顯得太太太大了，頁面打開很慢，無法保證閱讀效果。但是同事用專業軟件把圖片的尺寸改小后，體積還是下不來;要不就是體積下來了，精度得不到保證。

　　圍觀群眾的我試了試用windows自帶的畫圖軟件，沒想到一下子……成功了。過程甚至都有些不忍直視的簡單，所以我廢話了這么一堆撐場面……

　　好吧，該上步驟了：

　　1)調出畫圖軟件：開始—程序—附件—畫圖;

　　2)用畫圖打開需要調整的圖片;

　　3)如果圖片大小不用調整的話，不用任何操作，把圖片另存為一下，再查看圖片的大小就會發現只有幾百K了(注意，一定要是“另存為”!不然會覆蓋掉原文件，清晰大圖就沒了哦!);如果圖片需要調小一點，點擊圖片—拉伸/扭曲，在拉伸和扭曲對應的格子里視情況填入0到100間一樣的數字即可。

　　聽說微信要發圖片的話，大小需要在300KB以下，用畫圖軟件處理一下輕輕松就OK了～

　　2、讓Word幫你做QC——底色涂黃

　　這個問題在我原來的公司，是一部血淚史……在做新文檔的時候，大家不是都會借用一些模板么，比如在8月月報的基礎上做9月的月報，比如在A客戶的方案基礎上做B客戶的方案，結果咧，很多粗心大意的男同志總有些地方沒替換干凈，于是一個錯誤五十塊錢地扣……五十塊錢相當于十幾個蛋餅啊!代價太慘痛了!

　　所以我在發一個模板給新同事之后，都會不厭其煩地重復下面的話：

　　1)先把所有內容翻黃，包括頁眉頁腳(ctrl A，底色翻黃;雙擊進到頁眉頁腳，ctrl A，再翻黃);為什么頁眉頁腳也要選中呢，因為頁眉上也會有時間/客戶等信息，以及大文檔下的分節會使頁眉頁碼紊亂，不先涂黃最后真的是太容易忘掉這塊陽光照不到的小角落!

　　2)從上往下，從下往上，從中間到兩端，從A段到F段……任你做文檔有何種個人癖好的順序，做完一部分選中一部分，底色翻回無顏色，直到整個文檔clear。

　　相信我，這樣點兩下并不會耗時多久，但是好處是看得見的——做完的文檔**干干凈凈。養成這個習慣吧少年，你值得擁有!

　　3、讓Excel幫你做統計——數據透視表

　　這個工具在對多個數量進行統計的時候特別好用。比如下面我胡掐的一個學校花名冊：

　　統計該校一年級有多少名男同學多少名女同學過程如下：

　　1)選中該區域，然后點擊插入-數據透視表-數據透視表;

　　2)彈出頁面后不要任何操作，直接點擊確定;

　　3)在自動生成的新sheet里，*右邊有一個“數據透視表字段列表”，將需要統計的字段“性別”拖到行標簽區域，再把姓名拖到“數值”區域;

　　4)拖完后就會發現左邊表格區域有自動生成的統計數據啦。

　　原理就是這樣啦，是不是很簡單又強大呢～請各位自行運用到各類需要統計的場合～數據少的時候可以手動數一數，數據成百上千的時候就會發現這個東西很好用，而且結果不會出錯～

　　4、讓Excel幫你做匹配——Vlookup公式

　　這個就是前面說到的好用到哭的小技能!實際操作起來也是很簡單，但是在批量匹配數據的時候，真是太太太好用了。還以上面的學生信息表為例，年級主任手上還有一張學生特長的表格：

　　他想把這個特長的信息也歸到左邊的表里去，形成一張信息比較完整的表格，這時候咋操作呢～

　　1)在需要填入信息的**表格敲入公式的前半部分“=vlookup(”，這個時候Excel會自動跳出提示：

　　其中lookup_value指基于什么參數來比對，這里我們用的是學生的姓名，所以點擊一下B2單元格，再輸入一個逗號;table_array就是在哪些區域內查找，那就選中FG兩列(注意這里需要全選，就是單擊鼠標不放在FG兩個字母的地方拖一下就行)，再輸入一個逗號;col_index_num指的是取范圍內哪一列的數據，這里我們取的是G列，即FG的第二列，所以應該填入2，再輸入一個逗號;range_lookup不用管，填0就行，再輸入右括號;

　　完整的公式長得是這樣：

　　2)輸完上面的公式，按Enter鍵，Excel就會自動匹配了，下面的表格不用輸，把鼠標停在剛剛輸入過公式表格的右下方，待其變成 字形狀的時候往下拖，公式就會自動填充，顯示#N/A的呢就是沒有特長的同學;

　　3)需要注意的是，這個時候得到的是公式運算的結果，公式還是保留在表格里面的，而公式里面有table_array這個指標，所以要求查找的區域位置是固定不變的，但是平常使用的時候這個位置難免會變動(文件挪了個位置存放等等)，建議在做完后可以把剛剛得到的數據復制粘貼一遍，在粘貼的時候選擇只有值，把公式去掉，這樣得到的就是一個clean的文件了。

　　腫么樣，是不是很好用!

　　5、讓小工具幫你取色——Colorpix

　　做PPT的時候，通常有個思路是把整個PPT的色調做得與客戶logo或某個特定圖案一致，但是在調整字體顏色跟母板底色的時候，不知道前述目標圖案的色調值的話，光靠肉眼調整很難做到一致。百度搜索一下colorpix這個可愛的小工具(說它可愛是因為它無需安裝，體積極小，下載下來解壓一下就能隨時調用)，下載下來，然后愛!上!它!吧!

　　具體步驟：

　　1)雙擊打開colorpix;

　　2)點一下需要取色的文件窗口;

　　3)再點一下任務欄的colorpix使其當前活動，鼠標放在取色的地方就能得到一個RGB值;

　　4)回到要調色的地方，以字體為例，選中文字點開 右邊的小三角選擇“其他顏色”，在彈出的頁面里點“自定義”，在RGB值的地方輸入剛才得到的數字就O了。